Налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о доходах физлиц по итогам истекшего налогового периода, а также о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ, представляя справку по форме 2-НДФЛ. Сделать это необходимо не позднее 1 апреля следующего года (абз. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).

С 1 января 2016 года вступает в силу новая редакция п. 2 ст. 230 НК РФ, согласно которой подать справку 2-НДФЛ на бумажном носителе можно, если численность физлиц, получивших доходы, менее 25 человек. Если численность 25 человек и более, отчитываться нужно в электронной форме (п. 3 ст. 2, п. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ). До изменений в данной норме речь шла о 10 физлицах, которым выплачен доход.

ФНС России письмом от 05.11.2015 № БС-4-11/19263 пояснила, что новыми правилами необходимо руководствоваться при сдаче отчетности по итогам 2015 года.
Аналогичные нормы применяются при представлении новой формы отчетности 6-НДФЛ по итогам года (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ). Подробнее о данном виде отчетности см. здесь.
Указанный расчет – 6-НДФЛ – подается ежеквартально, то есть за первый квартал, полугодие, девять месяцев года. Как определить способ его представления: брать численность физлиц за год или за отчетный период? Специалисты ФНС России не разъяснили данный момент.
Полагаем, целесообразнее ориентироваться на численность физлиц за каждый отчетный период (а не за истекший год).

Подробнее об обязанностях налоговых агентов см. в справочнике "Налог на доходы физических лиц".