Согласно п. 220 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета расчетов по суммам ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами, по суммам излишних выплат предназначен счет 209 00.

В соответствии с разд. V указаний, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, компенсации затрат учреждений относятся на статью 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ. Следовательно, задолженность работника по возмещению расходов учреждения за услуги связи отражается на счете 209 30 "Расчеты по компенсации затрат".

Многие учреждения пытаются отразить компенсацию работником стоимости сверхлимитных телефонных переговоров как восстановление кассовой выплаты. Однако в результате такой операции формируются некорректные данные.

Под восстановлением кассовой выплаты понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление (компенсацию) конкретных кассовых расходов учреждения. При этом денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица (контрагента), которому такая выплата была произведена ранее и в рамках того же договора (в рамках той же операции).

В случае сверхлимитных переговоров обязательства и денежные обязательства приняты в полной сумме (включая перерасход) и отражены на лицевом счете и на счетах санкционирования. Оснований для изменения этих показателей нет. Контракт заключен на определенную сумму, личные переговоры сотрудника тоже будут включены в эту сумму.

Когда сотрудник внес деньги в кассу в качестве компенсации, все плановые назначения остаются прежними. Если на эту сумму учреждение примет денежные обязательства, они превысят плановые назначения. Поэтому компенсация сотрудником стоимости телефонных разговоров неслужебного характера отражается в учете путем начисления новых доходов согласно новым основаниям, к примеру, согласно акту проверки и реестру сотрудников с указанием сумм, которые необходимо внести за телефонные переговоры.

По общему правилу любые суммы, поступающие казенному учреждению в рамках расчетов с сотрудниками (независимо от причины возврата), не могут быть использованы при исполнении бюджетной сметы текущего финансового года и перечисляются в доход бюджета (ст. 41, пп. 2, 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ). Соответственно, сумма компенсации за использование телефона в личных целях должна быть перечислена в доход бюджета.

В новых практических статьях справочников хозяйственных операций показано, как отразить в программе возмещение сотрудником в кассу учреждения стоимости сверхлимитных телефонных переговоров:

• по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.