Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.1 от версии 1.3.3.
Версии: ПРОФ.
По данным партнеров «1С», в среднем срок настройки и наполнения информационной базы при внедрении занимает 100 часов работы квалифицированного специалиста.
В новой версии программы мы создали Типовую методику постановки документооборота, благодаря которой вы сможете самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.
Типовая методика позволит заполнить новую информационную базу данными в один клик. Останется лишь проверить их и внести в базу информацию о сотрудниках предприятия.
Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота на вашем предприятии. Используя типовые данные, вы сможете:
Чтобы начать установку, выполните команду Установить типовую методику документооборота на панели действий рабочего стола или раздела Настройка и администрирование (см. рис. 1).
Примечание
Методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.
Рис. 1. Команда «Установка типовой методики документооборота»
В окне приветствия ознакомьтесь с описанием возможностей, которые появятся после установки. Чтобы перейти на следующий шаг, нажмите Продолжить.
Рис. 2. Установка типовой методики документооборота
Далее программа предложит установить дополнительные настройки. Для этого укажите характеристики вашего предприятия (см. рис. 3).
Рис. 3. Окно подбора дополнительных настроек
Если предприятие состоит из нескольких юридических лиц или работает с обращениями граждан, установите флажки напротив соответствующих строк и нажмите Начать установку.
Дополнительные настройки позволят:
После завершения установки типовой методики документооборота вы увидите список загруженных данных (см. рис. 4).
Рис. 4. Отчет о загруженных данных
Теперь нужно адаптировать загруженные данные под ваше предприятие.
Для этого программа направила администратору, делопроизводителю и ответственному за НСИ задачи с подробным описанием действий, которые нужно выполнить. Например, Зарегистрировать пользователей, Проверить расписание регламентных заданий, Проверить структуру предприятия и другие.
Открыть задачи можно из списка загруженных данных или окна Мои задачи (см. рис. 5).
Рис. 5. Задачи для настройки программы
После выполнения задач система управления документами вашего предприятия построена. Степень ее готовности можно оценить по следующим критериям:
Оргструктура состоит из стандартных подразделений по направлениям деятельности, которые есть на каждом предприятии. Например, Бухгалтерия, Договорно-правовой отдел, Отдел кадров. Должности и группы пользователей определяются структурой предприятия.
Рис. 6. Задачи для настройки программы
В качестве типовых выбраны виды документов, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности. Между типовыми документами уже установлены связи. Приложенные шаблоны этих документов оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003.
Внутренние документы организованы в структуру папок, построенную по видам документов. Однако структура содержит еще и папку Совет директоров, где хранятся протоколы заседаний и принятые решения. Папка доступна только членам совета директоров (см. рис. 7).
Рис. 7. Типовая структура папок внутренних документов
К каждому виду документа создан шаблон процесса, в который заложен маршрут движения этого документа.
Порядок обработки документов соответствует нормативно-методическими документам, которые регулируют сферу делопроизводства в нашей стране (см. рис. 8).
Рис. 8. Типовая структура папок внутренних документов
Предложена номенклатура структурного типа, основу которой составляют наименования подразделений.
Рис. 9. Загруженная номенклатура дел
Наименования дел и сроки хранения соответствуют «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Каждый вид документа привязан к определенному виду деятельности предприятия. В процессе работы предприятия вопросы деятельности позволят получить отчеты с актуальными количественными данными.
Рис. 10. Типовой справочник «Вопросы деятельности»
Предложен перечень типовых работ, которые требуются для учета рабочего времени сотрудников (см. рис. 11).
Рис. 11. Типовой справочник «Виды работ»
Готовые инструкции привязаны к каждому объекту, загруженному типовой методикой документооборота.
Примечание
Если вы используете инструкции, загруженные с помощью типовой методики документооборота, не следует загружать типовые инструкции из комплекта поставки. Это может привести к потере некоторых инструкций методики.
Программа устанавливает общие настройки уведомлений по задачам, процессам, документам и контролю сроков выполнения работ.
Рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. Приказы необходимо принять перед вводом «1С:Документооборота 8» в эксплуатацию.
После загрузки всех вышеперечисленных данных программа направит Администратору, Делопроизводителю и Ответственному за НСИ следующие задачи:
В тексте задач описана последовательность работ по ее выполнению и отмечены моменты, на которые следует обратить внимание.
Рис. 12. Текст задачи по типовой методике документооборота
Версии: КОРП, ДГУ.
В программе появились новые возможности контроля. Теперь на контроль можно поставить:
Вы сможете следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне. В любой момент можно перенести контрольный срок, проконтролировать отдельных пользователей, снять объект с контроля, вывести аналитические отчеты и посмотреть, какие документы находятся на контроле у ваших коллег.
При этом программа сама отследит истекающий (либо пропущенный) срок контроля и сообщит вам об этом по почте.
Чтобы включить возможности контроля, установите флажок Использовать контроль объектов в настройках программы.
Рис. 13. Текст задачи по типовой методике документооборота
После установки флажка вам станут доступны новые возможности:
, в списках – колонка Контроль;Для того чтобы поставить объект на контроль, нажмите кнопку на командной панели карточки или списка объектов.
Рис. 14. Кнопка «Контроль» в списке входящих документов
В открывшейся контрольной карточке (см. рис. 15) укажите:
Нажмите Поставить на контроль.
Примечание
Поле Контролер отображается только для тех сотрудников, у которых есть полномочия вести контроль от лица другого пользователя.
Рис. 15. Кнопка «Контроль» в списке входящих документов
Если в списке Кого контролировать указано несколько исполнителей, первый считается ответственным и выделяется жирным шрифтом.
После постановки на контроль в списке Кого контролировать появится дополнительная колонка Проконтролировано. Она предназначена для контроля отдельных исполнителей. Вам потребуется просто установить флажки напротив тех, кто завершил свою часть работы.
Рис. 16. Колонка «Проконтролировано»
Для процессов, писем и задач предусмотрена еще одна дополнительная колонка – Состояние.
Рис. 17. Колонка «Состояние» в карточке контроля процесса
Рис. 18. Колонка «Состояние» в карточке контроля письма
Гиперссылка напротив каждого исполнителя показывает, в каком состоянии находится контролируемая задача или письмо: ссылка состояния процесса ведет в карточку задачи исполнителя; ссылка Ответ получен ведет в последнее письмо переписки; ссылка Ответ не получен – в карточку контролируемого письма.
Для отображения объектов, поставленных на контроль, в списках предусмотрена специальная колонка (см. рис. 19).
Рис. 19. Колонка «Контроль» в списке входящих документов
- показывает, что объект находится на контроле и его контрольный срок не истек.
- объект на контроле, но его контрольный срок истек.
- объект снят с контроля.
- объект на контроле у нескольких пользователей.
- объект на контроле у нескольких пользователей, контрольный срок у всех истек.
- объект снят с контроля у нескольких пользователей.
- объект находится на контроле у одного пользователя, а у другого уже снят с контроля.
- объект на контроле у нескольких пользователей: у одного из них контрольный срок истек, второй снял объект с контроля.
- объект на контроле у нескольких пользователей, у одного из них контрольный срок истек.
В карточках входящих, исходящих и внутренних документов для постановки и снятия с контроля используется значок-гиперссылка.
Примечание
Вид значка изменяется в зависимости от состояния контрольного срока и количества контролеров (подробнее – в разделе «Контроль в списках объектов»).
Рис. 20. Команда «Контроль» в карточке документа
В новой версии программы на контроль можно поставить любой процесс, а не только Поручение, Исполнение и Комплексный процесс, как было раньше.
Теперь процесс, в карточке которого заполнено поле Контролер, ставится на контроль автоматически.
Примечание
Раньше пользователь получал задачу Контролировать по каждому процессу, поставленному на контроль. Иногда это влекло за собой длинный список однотипных задач, работать с которым было неудобно. Теперь вместо задач создаются контрольные карточки, с которыми можно работать в одном окне – На контроле.
Если вы хотите поставить на контроль процесс, в котором нет поля Контролер, воспользуйтесь командой в карточке или списке процессов.
Рис. 21. Кнопка «Контроль» в списке процессов
Основные предметы процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по внутреннему документу стартован процесс Исполнение, поставленный на контроль, то внутренний документ тоже отображается как контрольный в списке и карточке.
На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу. Это можно сделать из карточки задачи, любого списка задач и окна Процессы и задачи по предмету (панель навигации карточки предмета).
Кнопка находится на командной панели карточек и списков задач.
В окне Процессы и задачи команда Контроль расположена в контекстном меню.
Рис. 22. Кнопка «Контроль» в списке процессов
При постановке задачи на контроль программа автоматически заполнит следующие поля:
Обратите внимание, что при смене исполнителя в карточке задачи он изменится и в контрольной карточке. Измененный срок контроля перенесется автоматически, только если он был равен сроку исполнения задачи.
На контроль можно поставить переписку с контрагентом или коллегой. Например, вы даете поручение подчиненным через письмо и хотите контролировать его исполнение в определенный срок.
Для этого в карточке исходящего или входящего письма достаточно нажать значок-гиперссылку 
.
Примечание
Вид значка изменяется в зависимости от состояния контрольного срока и количества контролеров (подробнее – в разделе «Контроль в списках объектов»).
Рис. 23. Кнопка «Контроль» в карточке исходящего письма
На контроль ставится вся ветка переписки, поэтому в качестве предмета контроля выводится корневое письмо, а в список Кого контролировать попадают все его адресаты.
Рис. 24. Постановка исходящего письма на контроль
Для того чтобы открыть контрольную карточку письма после постановки на контроль, нажмите кнопку из любого письма ветки. В
контрольной карточке можно снять с контроля всю ветку или конкретных адресатов.
Рис. 25. Карточка контроля исходящего письма
Обратите внимание: если флажки Проконтролировано стоят у всех исполнителей, то вся переписка автоматически снимается с контроля.
В окне На контроле отображаются все контрольные карточки, в которых текущий пользователь является контролером.
Из данного окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря.
Открыть окно На контроле можно по гиперссылке из окна Текущие дела или из панели навигации разделов Совместная работа и Рабочий стол.
Рис. 26. Окно «На контроле»
В списке Кого/Что контролировать контрольные карточки упорядочены по количеству дней, оставшихся до окончания контрольного срока. В первую очередь контролеру рекомендуется обратить внимание на объекты с истекшим сроком контроля. В колонке Дней они выделены красным цветом.
Примечание
По умолчанию в списке видны только контролируемые объекты. Для того чтобы посмотреть объекты, снятые с контроля, выполните команду Показывать снятые с контроля в меню Все действия.
С помощью команды Создать на основании из мини-карточки объекта можно создать исходящее письмо или запись в календаре.
Контрольную карточку можно создать и без привязки к объекту программы. Для этого на командной панели списка предусмотрена кнопка Создать.
Один и тот же объект может стоять на контроле сразу у нескольких пользователей. Для того чтобы посмотреть, кто контролировал или контролирует объект,
нажмите в карточке или списке объектов. Вы увидите список всех контрольных карточек, когда-либо созданных по объекту.
Рис. 27. Список контрольных карточек объекта
Примечание
Открыть и изменить параметры контроля можно только в рамках ваших прав. Карточки, на которые ваши права не распространяются, откроются в ограниченном варианте, в котором виден только факт контроля.
В окне Текущие дела добавлена вкладка На контроле. Вкладка показывает, сколько всего объектов находится у вас на контроле и сколько из них просрочены.
Гиперссылка в названии вкладки ведет в окно На контроле. Ниже отображается ссылка на самую просроченную контрольную карточку либо (если просроченных нет) на карточку с контрольным сроком, истекающим в ближайшее время.
Рис. 28. Окно «Текущие дела»
При построении графика Мои дела теперь учитывается количество контрольных карточек.
После того как работа над объектом завершена и контролер проверил и принял работу, необходимо снять объект с контроля. Это можно сделать несколькими способами:
в списке или карточке объекта. В открывшейся карточке контроля нажать Снять с контроля.Примечание
Снять объект с контроля может только контролер, его руководитель либо пользователь, которому контролер делегировал свои права.
Снятый с контроля объект можно вернуть на контроль. Для этого в контрольной карточке предусмотрена команда Вернуть на контроль.
По контролю предусмотрены два вида уведомлений:
Уведомления о контроле настраиваются в персональных настройках аналогично другим уведомлениям программы (см. рис. 29).
Рис. 29. Персональные настройки уведомлений о контроле
Права на создание и изменение контрольной карточки есть только у пользователя, указанного в поле Контролер, его руководителей и делегатов.
Для делегирования прав на контрольные карточки создана новая область делегирования Контроль. Например, если контроль вместо руководителя выполняет его секретарь, нужно настроить делегирование области Контроль от руководителя к секретарю. Секретарь сможет видеть все контрольные карточки, в которых руководитель указан контролером.
Рис. 30. Настройка делегирования прав на контроль объектов
Контролеры процессов автоматически получают права на просмотр процессов.
Если в предмете процесса, документе, проекте или мероприятии включено автоматическое ведение рабочей группы, то контролеры попадут в эту рабочую группу автоматически.
Отчет Контроль предусмотрен в трех вариантах:
Рис. 31. Выбор вариант отчета «Контроль»
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Раньше при выполнении операций делегирования прав, смены руководителя подразделения, изменения подчиненности подразделений и перевода сотрудника в другое подразделение формировалась очередь обновления прав. Сотрудники получали свои права только после окончания расчета прав этой очереди.
В новой версии программы оптимизирован расчет прав делегатов и руководителей:
Версии: КОРП, ДГУ.
Раньше ограничение прав на работу с СВД и ЭД выглядело следующим образом:
В новой версии программы доработана система разграничения прав для данных форматов электронных документов и сообщений СВД.
Новая группа доступа Ответственный за ЭДО (электронный документооборот) объединяет настройки для сообщений СВД и ЭД (см. рис. 32).
Теперь участники этой группы, помимо прав на работу с электронными документами, получают полные права на работу с сообщениями СВД.
Рис. 32. Карточка группы доступа «Ответственный за ЭДО»
Администратор может добавить в группу доступа отдельных пользователей или подразделение, ответственное за обмен документами с контрагентами. Остальные сотрудники не будут иметь доступа к данным электронным документам.
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В связи с развитием методики постановки документооборота к 45 инструкциям, уже входящим в комплект поставки, добавлено еще 9:
Инструкции представляют собой шаблоны, которые можно актуализировать под работу с документами на вашем предприятии.
Рис. 33. Загруженные типовые инструкции
Новые инструкции содержат информацию о том, как работать с перечисленными видами внутренних документов. Например, инструкция Создание договора подскажет сотруднику:
Инструкции соответствуют методике работы с документами, которая заложена в пособие «1С:Документооборот 8. Комплект нормативных документов».
Также в новой версии актуализированы тексты следующих типовых инструкций.
Для обновления текста типовых инструкций нужно сначала пометить на удаление все инструкции, которые вы хотите заменить, и только после этого загрузить их заново. Для этого предусмотрена команда Загрузить типовые инструкции на командной панели списка инструкций.
Версии: КОРП, ДГУ.
Раньше, чтобы ввести в письмо нескольких адресатов, приходилось выполнять ряд действий. Это не позволяло добиться высокой скорости обработки писем, которая необходима при удаленной работе через мобильное устройство.
В новой версии программы доработан интерфейс карточки исходящего письма. Теперь добавление или редактирование нескольких получателей выполняется в одно действие.
В отдельном окне Добавление получателей можно ввести пользователя из адресной книги и/или выбрать из списка недавних адресатов (см. рис. 34).
Рис. 34. Карточка добавления получателя
Версии: КОРП, ДГУ.
Раньше задачи были сгруппированы, исходя из технических критериев. Например, Выполненные задачи мне, Просроченные задачи мне, Черновики исполнений и др.
Теперь списки задач разделены на Задачи мне и Поручено мной. Это позволяет обрабатывать меньшее количество данных при поиске нужной задачи в мобильном приложении (см. рис. 35).
Рис. 35. Списки «Задачи мне» и «Поручено мной»
В новой версии приложения список Задачи мне сгруппирован следующим образом:
В этом окне удобно переходить между подразделами, используя следующие значки (см. рис. 36):
Рис. 36. Подраздел «Все задачи мне»
С помощью новой группировки можно быстро получить информацию о том, сколько всего задач вам адресовано и какие виды работ вас ожидают: согласование, утверждение или рассмотрение. Количество задач в каждом подразделе отображается соответствующим числом.
В данном окне также предусмотрена новая кнопка для быстрого перехода к карточке задачи – 
.
Версии: КОРП, ДГУ.
Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf.
Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.1.
Версии: КОРП, ДГУ.
Чтобы для остановленных или прерванных процессов не появлялся признак неисполненных задач по документам 
, нужно запустить
обработку ИсправлениеЗаписейОНаличииНеисполненныхЗадачУПредметов.epf.
Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.1.
Версии: КОРП, ДГУ.
После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.
Примечание
Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.