. С 01.03.2018 должен применяться
формат версии 3.С 01.07.2018 учет маркируемой алкогольной продукции в ЕГАИС ведется поштучно. Маркируемая алкогольная продукция, произведенная или импортированная до введения поштучного учета, учитывается по партиям. Каждая партия характеризуется Регламентированными формами учета (РФУ, также именуемыми справками) №1 и №2.
Складские остатки алкогольной продукции учитываются по партиям в Реестре 1. В регистре 2 учитываются остатки в торговом зале немаркируемой алкогольной продукции, а также остатки маркируемой алкогольной продукции, возникшие до момента введения поштучного учета. Движение алкогольной продукции между регистром 1 и регистром 2 отражается в ЕГАИС. В Регистре 3 маркируемая алкогольная продукция учитывается в разрезе цифровых индикаторов (акцизных и специальных федеральных марок). Этот регистр дополняет информацию Регистра 1 и не создает собственного остатка.
Для ведения поштучного учета маркируемой алкогольной продукции применяются идентификаторы групповой тары (в частности, коробов, паллет), в которой находится маркируемая продукция. Для групповой тары поддерживается неограниченная вложенность. При отражении движения в ЕГАИС грузоотправитель указывает идентификаторы групповой тары и цифровые идентификаторы содержащейся в таре маркируемой алкогольной продукции. После получения такой накладной в информационной системе сохранятся идентификаторы тары и привязанные к ним цифровые идентификаторы алкогольной продукции, которые учитываются в Регистре 3. При дальнейших движениях групповой тары цифровые идентификаторы находящейся в ней алкогольной продукции подставляются автоматически.
При оформлении продаж маркированной продукции считываются и передаются в ЕГАИС цифровые идентификаторы для каждой единицы алкогольной продукции. При отгрузке и розничной продаже учитываемой поштучно алкогольной продукции проверяется наличие цифровых идентификаторов на остатках в регистре 3.
Для каждой организации из классификатора ЕГАИС указывается применяемая ей версия формата обмена с ЕГАИС. Для собственной организации
информация об используемой версии должна быть передана в ЕГАИС по кнопке . С 01.03.2018 должен применяться
формат версии 3.
Для алкогольной продукции может быть организован учет по сериям. Серия для алкогольной продукции всегда идентифицирует партию товаров, а в состав реквизитов серии наряду с прочими могут быть Производитель (ЕГАИС) и Справка 2 (ЕГАИС).
Учет алкогольной продукции по сериям позволяет, в том числе, вести учет себестоимости по каждой поставке. Серии автоматически генерируются в документе поступления.
Элементы классификатора алкогольной продукции ЕГАИС и справочника номенклатуры связаны между собой. Каждому элементу классификатора алкогольной продукции ЕГАИС может соответствовать несколько элементов справочника номенклатуры прикладного решения. Например, одной позиции алкогольной продукции в ЕГАИС может соответствовать номенклатура разного качества, товары в подарочной упаковке и т. д. В то же время каждому элементу справочника номенклатуры может также соответствовать несколько элементов классификатора ЕГАИС – например, алкогольная продукция одной марки, произведенная разными заводами.
Сопоставление элементов классификатора алкогольной продукции ЕГАИС с элементами справочника номенклатуры производится отдельно для каждой
партии продукции в момент её поступления документом Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) или принятия к учету документом Акт
постановки на баланс ЕГАИС. Новый элемент справочника номенклатуры можно создать по кнопке 
в списке
выбора номенклатуры автоматически заполненным данными из классификатора.
Если для алкогольной продукции сопоставлен ровно один элемент справочника номенклатуры, то в дальнейшем он будет по умолчанию поставляться в документы ЕГАИС автоматически. В случае, когда с одной номенклатурной позицией предприятия связано несколько элементов классификатора алкогольных продукций ЕГАИС, в колонке отображается информация о количестве сопоставленных элементов. В приходных документах для маркируемой продукции данная колонка будет заполнена при сканировании акцизной марки. В расходных документах можно использовать команду Подобрать справки 2.
В форме элемента классификатора номенклатуры ЕГАИС по гиперссылке в строке Сопоставлено в ИБ можно открыть список сопоставленных элементов справочника номенклатуры.
Алкогольная продукция может поставляться, храниться и отгружаться в маркированной групповой таре (коробах, паллетах). Использование маркированной упаковки позволяет при выполнении операций, требующих отражения в ЕГАИС, сканировать штрихкод упаковки вместо сканирования цифровых индикаторов всей алкогольной продукции, находящейся в упаковке. При этом информация о цифровых идентификаторах алкогольной продукции заполняется автоматически на основании сохраненных ранее сведений об упаковке, включая штрихкод и иерархию вложений.
При поступлении алкогольной продукции в маркированной упаковке от поставщика, сведения об упаковке будут указаны в документе ТТН ЕГАИС (входящая). Состав и штрихкоды упаковок можно посмотреть в форме Проверка поступившей алкогольной продукции.
Если предприятие самостоятельно производит упаковку поступившей алкогольной продукции и формирует свои штрихкоды для нее, то сведения о новой
упаковке также отражаются в форме Проверка поступившей алкогольной продукции по кнопке 
- добавить маркированную
упаковку. Предприятие может сформировать свои штрихкоды для имеющейся упаковки по кнопке 
- маркировать упаковку.
Аналогичным образом можно маркировать упаковку из формы Подбор и проверка алкогольной продукции для документов ТТН ЕГАИС (входящей) и Акт постановки на баланс.
При добавлении новой упаковки или маркировке имеющейся упаковки будет сгенерирован штрихкод. Формат штрихкода для маркировки групповой тары жестко не фиксирован в нормативных актах и может выбираться участниками алкогольного рынка самостоятельно. В программе поддерживаются следующие типы штрихкодов:
Для использования штрихкодов формата SSCC, GS1-128 и GS1 DataBar Expanded Stacked требуется наличие договора с GS1 Russia и получение идентификационных соответствующих ключей. Подробнее на сайте организации http://www.gs1ru.org
Для печати этикеток штрихкода должен быть добавлен шаблон этикетки с назначением Этикетка для штрихкодов упаковок.
При приемке алкогольной продукции на склад необходимо указать фактическое наличие алкогольной продукции и упаковок в форме Проверка поступившей алкогольной продукции (открывается по соответствующей гиперссылке на закладке Товары).
Маркируемая алкогольная продукция и упаковки отображаются в виде иерархического списка, отражающего вложенность упаковки. В графе Штрихкод для маркируемой алкогольной продукции, учитываемой поштучно, указываются номера цифровых идентификаторов (акцизных и специальных марок), а для упаковок – штриходы групповой тары.
Результат проверки отражается установкой соответствующего статуса:
Выполнять проверку целесообразно начиная с самой внешней упаковки используя сканер штрихкода. Если отсканированный штрихкод есть в списке, то производится позиционирование на соответствующей строке и для неё устанавливается статус В наличии.
Далее можно выполнить проверку содержимого данной упаковки. Для перехода в режим проверки текущей упаковки её необходимо отсканировать еще раз. При этом
пиктограмма упаковки примет вид 
. Если в текущая упаковка содержит вложенную упаковку, то необходимо отсканировать штрихкод
вложенной упаковки дважды (после первого устанавливается статус В наличии, после второго включается режим проверки для вложенной упаковки) и перейти к её
содержимому. После того, как полностью проверено содержимое текущей упаковки, нужно еще раз отсканировать её штрихкод для завершения режима проверки. Далее
можно переходить к проверке следующей вложенной упаковки.
В процессе проверки упаковки может быть обнаружена продукция, которая числится в другой упаковке. Возможны следующие варианты отражения (настраивается в форме проверки в строке При выявлении некорректного содержимого):
При сканировании бутылки, которая не заявлена в текущей проверяемой упаковке, будет выдано сообщение. Действие с такой бутылкой подтверждаются сканированием штрихкода текущей упаковки.
Вариант перемещать в упаковку, где должно находиться, должен отрабатываться следующим образом:
В любой момент в процессе проверки алкогольной продукции можно сохранить текущий результат проверки и вернуться к проверке позднее по гиперссылке Продолжить проверку поступившей продукции в форме ТТН ЕГАИС. Если после проверки в списке остались позиции, штрихкоды которых не были отсканированы (статус Не проверялась), то после нажатия кнопки Проверка завершена будет предложено отметить их все как имеющиеся в наличии или как отсутствующие.
Результаты проверки переносятся в документ в графу Количество (факт), а на форму ТТН ЕГАИС выводится гиперссылка Результаты проверки алкогольной продукции.
Маркируемая алкогольная продукция до перехода поставщика на поштучный учет может указываться в ТТН ЕГАИС (входящей) по партиям, без указания цифровых идентификаторов. В целях оптимизации процесса дальнейшего движения алкогольной продукции можно внести в информационную базу информацию о её цифровых идентификаторах, а также маркирвоать упаковку.
Форма проверки при наличии партионной продукции будет состоять из двух закладок Маркируемая и Партионная. На закладке Партионная отображается список алкогольной продукции с указанием справок 2 и общего количества по накладной. В процессе сканирования информация об упаковках и бутылках будет добавляться на закладку Маркируемая в соответствии с иерархией вложений.
Выполнять проверку целесообразно начиная с самой внешней упаковки. После считывания штрикхода упаковки выдается вопрос о добавлении новой упаковки в документ. После добавления упаковки в список в режиме проверки упаковки необходимо считать цифровые идентификаторы (акцизные марки) бутылок, которые находятся в данной упаковке. Бутылки добавляются в список на закладке Маркируемая в статусе Не числилась, а количество данной продукции, указанное на закладке Партионная уменьшается.
После завершения сканирования важно проверить остаток продукции на закладке Партионная. Если какую-то часть продукции решено не сканировать, а принять по партиям без указания цифровых идентификаторов, то необходимо провести ручной пересчет продукции и внести количество в графу Факт на закладке Партионная. Такую продукцию после подтверждения получения ТТН ЕГАИС необходимо передать в регистр № 2. Продукцию, принятую с указанием цифровых идентификаторов в статусе Не числилась, необходимо после подтверждения ЕГАИС поставить на баланс в регистр №3. Сделать это можно на закладке К оформлению (Регистр №3) списка Акты постановки на баланс.
Для принятия алкогольной продукции к учету необходимо заполнить графу Номенклатура. Если для алкогольной продукции ранее был сопоставлен ровно один
элемент справочника номенклатуры, то он будет подставлен автоматически. Из формы списка выбора номенклатуры по кнопке можно
создать новый элемент справочника, заполненный сведениями из классификатора ЕГАИС. По кнопке Сопоставить классификаторы можно провести сопоставление
производителей и импортеров алкогольной продукции, а также проверить сопоставление номенклатуры.
Если для алкогольной продукции на складе поступления ведется учет по сериям, то необходимо заполнить соответствующую графу ТТН ЕГАИС. По кнопке Сгенерировать серии автоматически заполняется серия для всех позиций, при условии, что установлен флажок Генерировать серии автоматически в настройках состава реквизитов серии. Если среди реквизитов серии есть Дата производства, то при генерации серий будет сформирован запрос справок 1 для соответствующей продукции. Серия с учетом даты производства заполняется после получения справки 1.
В форме документа и в форме списка ТТН ЕГАИС (входящая) добавлена команда открытия отчета История справок 2.
Для алкогольной продукции, учитываемой по партиям необходимо предварительно оформить передачу алкогольной продукции в регистр 2. Передача алкогольной продукции, учитываемой поштучно, в регистр 2 не производится.
После считывания кода марки строка добавляется в чек. Если продукция с указанной акцизной маркой уже была реализована, то пользователю выдается предупреждение с указанием оформленного ранее документа продажи. Для алкогольной продукции, учитываемой поштучно, проверяется факт наличия в регистре 3.
Постановка на баланс позволяет отразить в ЕГАИС:
Список документов Акт постановки на баланс ЕГАИС можно открыть из формы Обмен с ЕГАИС.
Отражение излишков в ЕГАИС производится после оформления оприходования в учете. Документы Оприходование излишков, для которых еще не были оформлены акты постановки на баланс ЕГАИС, отображаются на закладке К оформлению (регистры №1, 2). По кнопке Оформить акт создается документ, заполненный на основании оприходования.
На закладке Товары должны быть заполнены графы Номенклатура и Алкогольная продукция. Для алкогольной продукции, учитываемой по сериям, соответствующая графа заполняется из документа-основания. Ручное указание серии, если документ не имеет основания, не требуется. Если элементу справочника номенклатуры сопоставлена ровно одна позиция классификатора алкогольная продукции, то она будет автоматически подставлена в документ. Если с одной номенклатурой связано несколько элементов классификатора алкогольных продукций, то колонка Алкогольная продукция в соответствующей строке табличной части останется незаполненной. В текущих случаях для сопоставления маркированной алкогольной продукции рекомендуется сканировать цифровые идентификаторы (акцизные марки). В процессе сканирования алкогольная продукция будет заполнена автоматически.
Сканирование цифровых идентификаторов (акцизных марок) алкогольной продукции и штрихкодов упаковок может выполняться в таблице Товары или в форме Подбор и проверка алкогольной продукции (открывается по соответствующей гиперссылке на закладке Товары). Действия в форме аналогичны проверке продукции при поступлении.
При постановке маркируемой алкогольной продукции на баланс в Регистр №1 акцизные марки автоматически добавляются в Регистр №3.
Операция постановка на баланс в регистре 3 позволяет учесть поштучно маркированную алкогольную продукцию, ранее учтенную в ЕГАИС по партиям. Дальнейшие операции с этой продукцией будут выполняться в соответствии с методологией поштучного учета. Если указание цифровых идентификаторов для алкогольной продукции уже было проведено в момент оформления поступления, то перечень цифровых идентификаторов, которые требуется отразить в ЕГАИС, отображается на закладке К оформлению (регистр №3), а по кнопке Оформить акт создается уже заполненный документ.
Система ЕГАИС предоставляет отчеты о текущем состоянии отраженных в ней данных по учету алкогольной продукции, в том числе Остатки в регистре № 3 – остатки алкогольной продукции в разрезе цифровых идентификаторов (акцизных и специальных марок), стоящих на учете в организации. Получение остатков выполняется для определенной справки 2.