Если сотрудник, получивший денежные средства под отчет, в установленный срок не представил авансовый отчет об их использовании, не вернул неиспользованные денежные средства или авансовый отчет обоснованно не утвержден руководителем организации, то деньги могут быть удержаны из его зарплаты. Решение об удержании должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неиспользованных подотчетных сумм, но при условии, что сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания.
Если организация простила сотруднику долг по невозвращенной подотчетной сумме или приказ об удержании издан после истечения месячного срока (т. е. после утраты права на их удержание), у сотрудника возникает натуральный доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, в т. ч. взносами "на травматизм".
О том, как в программах "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) и "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) зарегистрировать невозвращенные подотчетные суммы, читайте в актуализированной статье справочника "Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С":