С 01.01.2021 на работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются, сведения об их трудовой деятельности работодатель оформляет и представляет в СФР в электронном виде. Работники, на которых бумажные трудовые книжки были заведены до 01.01.2021, вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – в электронном или в бумажном виде. Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, в дальнейшем в любой момент он может перейти на электронный формат. Вернуться к бумажной трудовой книжке после выбора электронной нельзя.
В бухгалтерском учете затраты на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) включаются в прочие расходы организации. С учетом требования рациональности ведения бухгалтерского учета бланки трудовых книжек (вкладышей в них) можно учитывать по аналогии с запасами на счете 10 "Материалы" или 41 "Товары". Плата, взимаемая с работника за выдачу бланка для оформления трудовой книжки (вкладыша в нее), включается в прочие доходы организации на дату возникновения у работника обязательства по оплате.
Для целей налога на прибыль затраты на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) учитываются в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, либо в материальных расходах. Выдача бланков для оформления работнику трудовой книжки (вкладыша в нее) признается реализацией и облагается НДС. Следовательно, входной НДС по приобретенным бланкам можно принять к вычету в обычном порядке. Если плата за бланки с работника не взимается, то стоимость бланков не учитывается в расходах, облагается НДС, НДФЛ и страховыми взносами.
О том, как в программе "1С:Бухгалтерия 8" отразить принятие к учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и передачу их на возмездной основе для оформления работникам, см. в статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":