В бухгалтерском учете понятие "представительские расходы" не определено, отдельный порядок для учета таких расходов не установлен. Представительские расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том же порядке, что и другие аналогичные затраты.
В целях налога на прибыль представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. Нормирование представительских расходов производится нарастающим итогом с начала налогового периода. Представительские расходы, не уложившиеся в норматив в текущем отчетном периоде, могут быть признаны в следующем отчетном периоде или по итогам налогового периода.
О том, как в программе "1С:Бухгалтерия 8" учитывать представительские расходы, см. в обновленной статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":