Документ
Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"
Комментарий
Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее – Закон), который определяет правила проведения эксперимента по использованию работниками (в т.ч. поступающими на работу) и работодателями электронных документов, связанных с работой. Цель эксперимента по электронному кадровому документообороту – замена электронными документами документов работодателя, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работник знакомится под подпись.
К таким документам можно отнести, например, положение об оплате труда.
При этом перечень документов, которые будут участвовать в эксперименте, работодатель будет утверждать самостоятельно. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек (в том числе и электронных). Работники и работодатели участвуют в эксперименте добровольно.
Рассмотрим подробнее.
Кто будет участвовать в эксперименте?
- Уполномоченный орган исполнительной власти в сфере труда. Сегодня это Минтруд России (постановление Правительства РФ от 19.06.2012 № 610 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации").
- Работодатели.
- Работники (в т.ч. и поступающие на работу). Не участвуют в эксперименте только работники, направленные по договору о предоставлении персонала.
Работники (в т.ч. поступающие на работу) должны выразить свое согласие на участие в эксперименте. Сделать это можно путем подачи заявления о согласии (или об отказе) участвовать в эксперименте. Уведомить соискателя о проведении эксперимента по переходу на электронные документы и о праве отказаться от него работодатель должен при заключении трудового договора.
Работника (в т.ч. поступающего на работу) нужно ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
Как работодателю начать эксперимент?
За месяц до эксперимента работодатель должен уведомить письменно каждого работника:
- о проведении эксперимента;
- о праве работника участвовать или отказаться путем подачи письменного заявления.
При этом работодатель должен сам назначить дату проведения эксперимента с учетом положения о порядке его проведения, которое утвердит Минтруд России.
До начала эксперимента работодатель также:
- утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- формирует и утверждает список работников, участвующих в эксперименте;
- определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
- вносит изменения, связанные с экспериментом, в локальные нормативные акты;
- знакомит работников и их представителей под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".
- и проч.
Все расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, несет работодатель. Кроме того, до проведения эксперимента в коллективном договоре (при наличии) или в дополнительном соглашении к трудовому договору работодатель должен указать:
- права и обязанности работника и работодателя, предусмотренные этим Законом;
- сведения об использовании работодателем в эксперименте собственной информационной системы и (или) портала "Работа в России";
- утвержденный работодателем перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых проводится эксперимент;
- порядок и условия создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой;
- сведения об электронных документах, связанных с работой, создание, использование и хранение которых осуществляются с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России".
Аналогичные сведения указываются в трудовом договоре с лицом, поступающим на работу.
Какие гарантии установлены для работников?
Работник (в т.ч. поступающий на работу) может отказаться от участия в эксперименте в любое время.
Такой отказ не может быть основанием для:
- отказа в заключении трудового договора (если отказывается соискатель);
- изменения условий труда,
- увольнения работника по инициативе работодателя,
- прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда).
При поступлении на работу работодатель должен получить от работника либо заявление о согласии на участие в эксперименте, либо заявление об отказе от участия. Если работник согласен на участие в эксперименте, работодатель должен оплатить ему получение электронной подписи. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не является основанием для отказа в заключении трудового договора.
Работодатель по-прежнему обязан представить работнику документы, связанные с его работой. Однако в случае проведения эксперимента работодатель представляет такие документы:
- в электронной форме, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью;
- копии документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии).
При этом способ, которым работодатель должен представить работнику такие документы, должен быть обозначен в заявлении работника. Заявление подается в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя. Документы представляются работодателем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Заметим, что Закон не предусматривает обязанности работника иметь личный кабинет в системе "Работа в России". Так, в трудовом договоре с работником вместо адреса личного кабинета в этой системе можно указать просто адрес электронной почты. При этом направлять работнику или соискателю электронные уведомления, а также знакомить их с электронными документами работодатель может только в рабочее время.
При увольнении работника работодатель должен представить работнику приказ о прекращении трудового договора либо в форме электронного документа, либо в виде заверенной копии на бумажном носителе. При использовании информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России" работнику должны быть обеспечены доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования копий указанных документов на бумажном носителе.
Как будет использоваться электронная подпись?
Работодатель должен заверять электронные документы, участвующие в эксперименте, только усиленной квалифицированной электронной подписью. В частности, усиленная квалифицированная подпись работодателя используется при:
- заключении трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- при внесении в них изменений.
При этом работник может подписывать такие документы как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписью (если такие действия совершаются с использованием информационной системы работодателя). Если такие действия совершаются с помощью портала "Работа в России", то работодатель должен использовать усиленную квалифицированную подпись, а работник – простую электронную подпись.