Документ

Письмо Минтруда России от 14.06.2023 № 15-1/ООГ-3096

Комментарий

Минтруд России рассмотрел вопросы ведения электронного документооборота в сфере охраны труда.

Можно ли вести в электронном виде учет микротравм, полученных работниками?

Работодатель обязан вести учет, рассматривать обстоятельства и причины, которые привели к возникновению у работников микротравм (ч. 2 ст. 226 ТК РФ).

Порядок учета микротравм сотрудников работодателю следует утвердить локальным нормативным актом. При этом учитываются особенности организационной структуры, специфика и характер производственной деятельности работодателя (п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. приказом Минтруда России от 15.09.2021 № 632н, далее – Рекомендации).

Результаты рассмотрения обстоятельств получения работником микротравмы фиксируются в справке или в другом документе, разработанном работодателем (например, в акте, протоколе и т. д.). Кроме того, факт получения работником микротравмы, а также факт рассмотрения этого происшествия следует отразить в журнале учета микроповреждений (микротравм) или в другом документе, утвержденном работодателем (например, в книге учета) (п. 3, 10, 11 Рекомендаций).

Справку относительно обстоятельств получения работником микротравмы, как и журнал учета микротравм работников, можно заполнять на бумаге или в электронном виде (п. 4 Рекомендаций). При этом из положений Рекомендаций не вполне ясно, необходимо ли дублировать электронные документы на бумажном носителе.

Минтруд России пояснил, что работодатель вправе заполнять справки о причинах микротравм и вести журнал учета микротравм в электронном виде. Дублировать эти документы на бумажном носителе не требуется.

Как вести документы в электронном виде, если для них нет кода в перечне кадровых электронных документов?

Если работодатель перешел на КЭДО, то при создании кадровых электронных документов он обязан руководствоваться Едиными требованиями к составу и формату электронных документов, связанных с работой, утвержденными приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Перечень документов для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений. КЭДО нельзя применять в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником) (журналов регистрации вводного инструктажа, целевого инструктажа, инструктажа на рабочем месте). Для других документов в сфере охраны труда такие ограничения не установлены (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Минтруд России отметил, что Единые требования распространяются только на те кадровые документы, которые работодатель выбрал для перевода в электронный вид и закрепил их перечень локальным нормативным актом.

Если код кадрового электронного документа не предусмотрен в Приложении к Перечню структурных элементов кадрового электронного документа, ведомство рекомендует использовать код документа "12.999". Этот код применяется для иных кадровых электронных документов. Такой код можно использовать, например, для справки о рассмотрении причин микротравм и журнала учета микротравм.