Документ
Письмо Минфина России от 15.07.2016 № 02-05-10/41796
Комментарий
Согласно разд. V Указаний, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ учреждение возмещает работникам расходы, связанные со служебными командировками:
- на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, в аэропорт и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта;
- по найму жилых помещений;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в т.ч. выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания);
- иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом.
Согласно приложению 5.1 к Указаниям № 65н подстатья 212 КОСГУ применяется в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 134, 142).
Если учреждение самостоятельно приобретает билеты для проезда работников к месту командирования и обратно, оплачивает наем жилых помещений на основании договора (контракта) с исполнителем услуг, расходы следует отражать по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" и соответствующему коду КОСГУ.
Как правило, применение бюджетной классификации при возмещении проезда, найма жилых помещений и суточных в командировке вопросов не вызывает: в Указаниях № 65н все четко определено. Но если речь идет об иных расходах, порядок их оплаты и учета не столь очевиден. Например, если сотрудник, находясь в командировке, приобретал ГСМ для служебного автомобиля или менял проколотую шину, оплачивал шиномонтаж, мойку автомобиля и т.п., считать такие расходы командировочными или рассматривать как закупку товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо?
Минфин России пояснил: в подобных ситуациях порядок применения бюджетной классификации и бухгалтерского (бюджетного) учета зависит от того, предусмотрены эти дополнительные расходы коллективным договором или локальным актом в качестве командировочных или нет. Если да, то применяется вид расходов 112 (122, 142) в увязке с подстатьей 212 КОСГУ. При этом приобретенные материальные ценности нужно принять к учету. Например, покупка ГСМ должна быть отражена записями:
Дебет Х 106 34 340 Кредит 0 208 12 660 – учтены расходы сотрудника на приобретение ГСМ в командировке согласно Авансовому отчету (ф. 0504505) и приложенным к нему документам;
Дебет Х 105 33 340 Кредит Х 106 34 340 – приняты к учету ГСМ, приобретенные сотрудником во время командировки.
Как можно заметить, покупка материалов за счет кода, отличного от статьи 340 КОСГУ, по мнению Минфина России, не препятствует их учету на счете 105 00.
Если расходы не предусмотрены коллективным договором или локальным актом в качестве командировочных, они рассматриваются как расходы учреждения по приобретению товаров, услуг (работ) через подотчетное лицо. В этом случае применяются коды бюджетной классификации, как при закупке. Так, заправка автомобиля топливом оплачивается по элементу вида расходов 244 и статье 340 КОСГУ. Тогда ГСМ принимаются к учету в обычном порядке:
Дебет Х 105 33 340 Кредит Х 208 34 660 – отражены ГСМ, приобретенные подотчетным лицом в командировке.